wdrożenie w firmie

Czy aby na pewno jest sens wdrażać system e-learningowy w firmie?

Zanim podejmniejsz decyzje, czy wdrożyć system e-learningowy zastanów się czy jest on Ci potrzebny. Czy Twoi pracownicy będą korzystać z systemu e-szkoleń, czy Ty jako pracodawca będziesz miał korzyści z wykorzystania systemu.

Wdrożenie każdego rozwiązania informatycznego kosztuje. Również uruchomienie systemu e-szkoleń to koszt:

  • serwera,
  • utrzymania w tym aktualizacji,
  • wprowadzania szkoleń,
  • czas pracowników na odbycie szkoleń,
  • inne koszty.

Kolejny problem jest zdecydowanie większy - bariera ludzka - czy pracownicy będą chcieli wykorzystywać system. Barierami ludzkimi są m.in:

  • niewystarczająca wiedza i umiejętność korzystania z komputera (bardzo często spotykany problem w przypadku osób starszych),
  • jakość treści na stronie (mała atrakcyjność),
  • brak motywacji.

Sama organizacja może być również barierą we wdrożeniu systemu. W przypadku kiedy:

  • brak jest polityki w zakresie szkoleń i przekazywania wiedzy w organizacji,
  • zdobycie wiedzy nie powoduje jakichkolwiek korzyści dla pracowników,

 Minimalizacja barier jest tylko częścią analizy jaką należy wykonać. Akceptacja wydatków czy będą one wprost w spotaci gotówki, czy związanej z zaangażowaniem pracowników wymaga przeciwstawienia w postaci korzyści z uruchomienia e-learningu. 

Dopiero zestawienie wszystkich informacji pozwala na podjęcie decyzji.

Krok po kroku

Potrzeby szkoleniowe w firmie są zazwyczaj bardzo szerokie. Każdy - a przynajmniej większość pracowników - jest zadowolonych, kiedy może pojechać na szkolenie – szczególnie na te szkolenia, które podnoszą kwalifikacje , szkolenia z możliwością otrzymania certyfikatu. Kiedy jednak należy zapoznać się z materiałami firmowymi: instrukcjami, procedurami, standardami pracy czy innymi wewnętrznymi materiałami pojawia się spory problem.

Gdy pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach pojawia się dodatkowy element utrudniający szkolenie – czas potrzebny na zebranie pracowników w jednej grupie, oraz o czym nie należy zapominać – weryfikację wiedzy pracownika po szkoleniu.
Jako wademekum na problem pojawia się e-learning.
Jednak kiedy zaczynamy drążyć temat, to zaczynają pojawiać się komplikacje. Nie tylko pojawia się problem z przeprowadzeniem analizy, która pozwoliłaby nam nie tylko na określenie potrzeb i celów – ale co ważne, pozwoliłaby na przedstawienie ich w postaci korzyści przeliczonej na pieniądze.

Firma (przykład)

działająca w gospodarce rynkowej musi kierować się własnym interesem i postępować zgodnie z zasadami racjonalności gospodarowania. W celu określenia potrzeb zdefiniujmy przedsiębiorstwo, które będzie dla dalszych rozważań wzorcowe.

Branża

firma handlowo-usługowa specjalizująca się w sprzedaży produktów IT (komputery, monitory, drukarki) oraz usług (serwisu, wdrożenia, finansowych – kredyty, ubezpieczenia)

Struktura organizacyjna

 struktura organizacyjna

Sprzedaż detaliczna : 56 osób (8 w centrali, 48 – po 4 sprzedawców w 12 sklepach własnych);
Sprzedaż hurtowa: 8 osób (dział handlowy do obsługi 20 sklepów ściśle współpracujących - franczyza, oraz ponad 100 systematycznie realizujących zakupy)
Dział Zakupów : 6 osób (specjaliści produktów takich jak komputery przenośnie, monitory, drukarki, akcesoria oraz usług)
Logistyka : 20 osób (12 osób – magazyn, 8 osób transport)
Kadry i płace : 3 osoby (2 księgowość, 1 kadry i płace)
Sekretariat : 1 osoba
Zarząd: 2 osoby
RAZEM: 96 osób

W skrócie – firma sprzedaje produkty takie jak komputery, drukarki, monitory , oprogramowanie, akcesoria w sklepach własnych oraz jako hurtowania dla pośredników.
Przedsiębiorstwo działa w konkretnej rzeczywistości, która nakłada na firmę szereg obowiązków
1. Przepisy prawne – nazywam je w dalszej części przepisami zewnętrznymi  – są to m.in.:
• Przepisy BPH
• Instrukcje postępowania przy pierwszej pomocy
• Zasady i przepisy związane z obsługą konsumenta
2. Przepisy wewnątrz firmowe :
• Struktura organizacyjna i zakresy kompetencji
• Procedury obiegu dokumentów kancelaryjnych
• Procedury obiegu dokumentów księgowych
• (lista procedur w tym procedury IT)
3. Standardy pracy :
• Obsługa klientów serwisu
• Obsługa klienta w sklepie
• Obsługa klienta przy wdrożeniu
4. Wiedza produktowa:
• Informacje o produktach w ofercie
• Informacje o usługach w ofercie
Przygotowanie szczegółowej listy materiałów o wszystkich aspektach przedsiębiorstwa jest niezbędnym krokiem do określenia potrzeb i celów.

Ćwiczenie 1
Przygotuj plik excela, w którym w kolumnach wpisz:excel zakres
Zakres tematyczny: to lista wszystkich procedur, przepisów, instrukcji, wiedzy produktowej jaka znajduje się w przedsiębiorstwie
Dział : dział, pion firmy
Imię i nazwisko: dane osoby, która odpowiada za zakres tematyczny. Gdy nie ma jej wymienionej z imienia i nazwiska należy wprowadzić dane szefa działu, pionu.
Stanowisko: należy wprowadzić stanowisko osoby wymienionej kolumnie wcześniej.

 Wykonując czynności zgodnie z treścią ćwiczenia 1, otrzymamy dla naszego przykładu tabelę jak poniżej.
Dokładne przygotowanie całości materiału pokaże jakie czynności i jakie wymagania stawiane są organizacji i każdemu pracownikowi oddzielnie.
Naszą analizę zaczynamy od dokładnej listy przepisów oraz odpowiedzialności za aktualizację przepisów. Na rysunku poniżej przedstawiony jest fragment tabeli z dodatkowymi kolumnami :
• Dział odpowiedzialny
• Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej
Tak przygotowana lista pozwoli nam stworzyć matrycę szkoleń.

excel tabela

Matryca wiedzy
Informacje o firmie pozwolą na przygotowanie narzędzia ułatwiającego określenie potrzeb oraz ustaleniu celów.
Narzędzie jakie wykorzystamy to matryca wiedzy, czyli zestawienie wiedzy (zakres tematyczny) jaka znajduje się w organizacji wraz z listą stanowisk w firmie.

Lista stanowisk w firmie jest podstawową wiedzą jaka znajduje się w dziale personalnym. W analizowanym przykładzie lista stanowisk w podziale na działy wygląda następująco (w nawiasach liczba pracowników)
Zarząd: Prezes Zarządu (1), członek zarządu (1)
Sekretariat: Asystentka Zarządu (1)
Sprzedaż detaliczna : Dyrektor działu sprzedaży (1), Asystentka Dyrektora (1), Specjalista ds. zaopatrzenia sklepów (2), regionalny kierownik sprzedaży (2), specjalista ds. marketingu (2), kierownik sklepu (12), doradca klienta w sklepie (36)
Sprzedaż hurtowa: Dyrektor działu sprzedaży hurtowej (1) , regionalny kierownik ds. sprzedaży (3), specjalista ds. sprzedaży hurtowej (4)
Dział Zakupów : dyrektor działu Zakupów (1), specjaliści ds. zakupów (5)
Logistyka : dyrektor ds. logistyki (1), kierownik ds. transportu (1), kierowca (7), kierownik ds. magazynów (1), magazynier (10)
Kadry i płace : kierownik ds. kadr i płac (1), specjalista ds. księgowości (1), specjalista ds. kadr (1)
W ramach umowy zlecenia pracuje specjalista ds. BHP.
 
Matrycę wiedzy (w domyśle wiedzy pracownika) przygotowujemy poprzez skopiowanie kolumny Zakres tematyczny w pliku wcześniej przygotowanym do nowego arkuszu w excelu. Wypełniamy kolumny stanowiskami w firmie (z zasady nie wprowadzamy Zarządu – aczkolwiek każdy członek zarządu powinien znać treść szkoleń jakie zostały przygotowane).
Dla ustawienia kolejnych czynności wprowadzam pod nazwą stanowiska liczbę osób, które są zatrudnione na tym stanowisku.
Przecięcie się pozycji przedstawiającą wiedzę wraz ze stanowiskiem pracy pozwala na czytelną reprezentację czy pracownik na danym stanowisku powinien posiadać wiedzę z danego zakresu.

UWAGA:
Ważnym elementem jest wpisanie liczby osób na konkretnym zadanym stanowisku. Operacyjnie wprowadzając dane w Excelu zamiast korzystać z symbolu „X” polecam wykorzystać liczb „0” oraz „1”. Dzięki temu wykonać będzie można operacje zliczania szkoleń.
 

Potrzeby

Rozpoznawanie i analiza potrzeb jest niczym innym jak określenie kierunku w jakim rozwijać się powinna firma oraz jakie luki w kompetencjach pracowników należy uzupełnić. Działania jakie zostały wykonane w krokach opisanych powyżej , są analizą stanu obecnego oraz zakresy jaki powinien być w docelowym rozwiązaniu. Na podstawie powstałych diagramów możemy odpowiedzieć na kilka istotnych pytań:
1. Jakie są priorytety i zadania organizacji jako całości?
2. Jakie są zadania i priorytety poszczególnych działów w strukturze organizacyjnej?
3. Jakie szkolenia należy przeprowadzić?
4. Ustalić priorytety szkoleń?
5. Jaki jest obecny stan wiedzy pracowników ? Jakimi metodami jest sprawdzany?
Bardzo pomocne są wszelkiego rodzaju materiały z zakresu ocen pracowniczych oraz opisu stanowisk pracy. Będą one nierozłącznym elementem wskazującym na potrzeby szkoleniowe organizacji.
W artykule nie będę rozpatrywać priorytetów i zadań organizacji.
Analizując matrycę wiedzy pojawiają się następujące

Cele

Najtrudniejszy element w analizie. Nie jest trudno ustalić cel, ale zmierzyć wykonanie celu jest już sztuką.
Po co szkolimy pracowników?
Odpowiedź jest prosta, szkolimy pracowników ponieważ chcemy aby pracownicy uzyskali nowe umiejętności , nowy sposób zachowania. Zmiany te mają spowodować wzrost efektywności pracy oraz korzyści gospodarcze dla firmy.