"Wiedza o wszystkim pochodzi od wszystkich"
Mahatma Gandhi

WIEDZA

wiedza

XIX wiek jest już dzisiaj określany jak wiek wiedzy. O przewadze przedsiębiorstwa nie decydują już głównie zasoby materialne /aczkolwiek nie należy ich pomijać/ ale przede wszystkim wiedza. Przedsiębiorstwa stają przed problemem w jaki sposób nabyć umiejętność zdobywania, systematyzowania, gromadzenia oraz dystrybucji wartości niematerialnych –czyli jak zdobyć umiejętność zarządzania wiedzą.
Zarządzanie wiedzą znane jest od dawna. Już ludzie pierwotni posiadali swoje struktury hierarchiczne, które na podstawie doświadczenia i informacji od pozostałych członków społeczności podejmowali decyzje – w oparciu o swoją wiedzę. Jednak dopiero w latach 90-tych ubiegłego wieku menadżerowie zaczęli w sposób kontrolowany i świadomy mówić o zarządzeniu wiedzą jako podstawie prowadzenia biznesu. Na początku były to dane i informacje gromadzone w kartotekach, bazach danych czy po prostu w ludzkich głowach. Rozwój systemów informatycznych doprowadził do szerszego dostępu do danych. Praca analityków danych, którzy z szumu potrafią interpretować i przedstawiać informacje w kontekście określonego celu /stworzenia nowego produktu, strategii, działania/ staje się fundamentem wiedzy. Kolejnym etapem jest wykorzystanie powstałych informacji, co jest już kolejnym etapem – strategią zarządzania wiedzą.


STRATEGIE ZARZĄDZANIA WIEDZĄ

Pierwszym etapem są zawsze działania pozyskania wiedzy. Kolejnym jej dystrybucja i wykorzystanie, co skutkuje powstaniem nowej wiedzy. Każda strategia zarządzania wiedzą opiera się na cyklach. Oznacza to, że organizacja, która chce konkurować na rynku dzięki wiedzy musi być organizacją uczącą się, wykorzystującą bodźce z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego do pogłębiania i weryfikacji swojej wiedzy. Zakłada się , że w ciągu 12 miesięcy wiedza nieaktualizowana staje się – używając słowa z produktów spożywczych – przeterminowana. Wykorzystanie takiej wiedzy może mieć analogiczne skutki jak przy konsumpcji przetworów przeterminowanych :-).

wiedza1

Rys. Model przedsiebiorstwa opartego na wiedzy z uwzględnieniem reakcji na bodźce z otoczenia /Zaliwski A.: Korporacyjne bazy wiedzy. PWE, Warszawa, 2000/

 

WARUNKI WYMAGANE DO ZARZĄDZANIA WIEDZĄ

Jak już naznaczone zostało na wstępie, należy rozróżnić informacje od wiedzy. Samo gromadzenie informacji jest tylko elementem pośrednim, które nie gwarantuje , że organizacja zacznie wykorzystywać wiedzę. Musi nastąpić cykliczność procesów uczenia się organizacji. Firmy, które nie stworzą standardów procesów, struktur czy produktów/usług (w tym wypadku „standard" oznacza jakość, zadowolenie klientów, konkurencyjność itp), które należy ciągle optymalizować lub wytwarzać nowe – innowacyjne rozwiązania, staną się marginalne. Stworzenie bazy wiedzy musi iść w parze z działaniami pozwalającymi na lepsze wykorzystanie zasobów firmy, np. na stworzenie procesów biznesowych, które będą w ciągłym doskonaleniu działania w tym optymalizacji kosztów, zysków, produktów.


NARZĘDZIA

Pierwowzorem obecnych systemów zarządzania wiedzą były kartoteki dokumentów papierowych. Człowiek był wtedy niezastąpiony przy katalogowaniu jak również wyszukiwaniu informacji. Obecnie technika bardzo wspomaga działania człowieka. Wyszukiwarki stały się podstawowym narzędziem pracy /kto z dostępem do Internetu nie korzystał z Google lub innej wyszukiwarki w ciągu dnia?/. Systemy pozwalają coraz szybciej i precyzyjniej wyszukać interesującą nas informacje. Z nadmiaru informacji powstaje jednak szum, który nie pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych i precyzyjnych informacji lub danych. Kolejnym krokiem staje się potrzeba porcjowania wiedzy. Każda porządnie przygotowana analiza poprzedzona jest streszczeniem, które w sposób zwięzły przedstawia opis zagadnień opisanych w opracowaniu.
Nawet najlepsze narzędzie nie zastąpi jednak człowieka. Dlatego narzędziami zarządzania wiedzą są również działania związane z pracownikiem, jego ciągłym szkoleniem, doskonaleniem umiejętności wykorzystywania wiedzy i dzielenia się nią z innymi.


FUNDAMENTY

Organizacja ucząca musi skutecznie działać na pięciu płaszczyznach: systematycznego podejścia do rozwiązywania problemów, eksperymentowania z nowymi metodami, wyciągania wniosków z własnych i cudzych doświadczeń, przyjmowania dobrych rozwiązań od innych oraz szybkiego i efektownego upowszechnienia wiedzy [Zarządzanie Wiedzą, Budowanie organizacji uczącej się, David Garvin, Helion 2006]. Oznacza to, że organizacja ucząca musi nie tylko zdobywać i magazynować gigabajty danych, ale posiadać wiedzę o samej sobie. Jednym z głównych problemów wielu firm to rozwiązywanie problemów przez zgadywanie, nie posiadając historii działań – nie mogą wyciągać wniosków -zgadują. Przykładem działań przez zgadywanie jest wykonanie prostego testu – odpowiedzi na pytanie co jadłeś dzisiaj, tydzień temu, miesiąc temu. O ile dzień dzisiejszy nie powoduje problemów, o tyle okres miesiąca – już jest bardzo trudny do odtworzenia. Co można powiedzieć o naszych pomysłach i działaniach jakie miały miejsce np. rok temu?

DZIAŁANIA

Działania organizacji rozpoczynającej świadome działania zmierzające do stworzenia mechanizmów zarządzania wiedzą wymagają:
a) Zdefiniowania zasobów wiedzy, w których tworzona i zbierana jest wiedza.
b) Zdefiniowania zasobów ludzkich – człowiek podmiot wiedzy, które pozwolą połączyć zasoby wiedzy z zasobami ludzkimi.
c) Zdefiniowanie techniki dystrybucji wiedzy, ustalenie sposobu w jakim wiedza będzie magazynowana i rozpowszechniana.
Trzy elementy składające się na projekt systemu zarządzania wiedzą, który pozwoli na uruchomienie procesu zmian w organizacji w sposób planowany i kontrolowany. Dobrze przygotowane działania minimalizują ryzyko pomyłek, precyzują koszty, pokazują cel jaki jest do osiągnięcia.

CO DALEJ?

Systemy zarządzania wiedzą wymagają silnego przywództwa, które będzie aktywnie wdrażać zasady dzielenia się wiedzą. Większość pracowników stara się hermetyzować swoją wiedzę, aby nie powstało zagrożenie, iż można go /pracownika/ zastąpić. Jest to jeden z kluczowych problemów budowy organizacji opartej na wiedzy. Należy wypracować mechanizmy promocji tych, co chcą wiedzą dzielić się z innymi. Transfer wiedzy musi opierać się na wspólnych celach jakie stawiane są organizacji, z bardzo ważnym aspektem prezentacji zasług osób, które włożyły wkład w osiągnięcie zamierzonego celu.
Wiedza o wszystkim pochodzi od wszystkich – to nie tylko sentencja początkowa, ale sedno działań pozwalających na zarządzanie wiedzą. Zrozumienie tego pozwala na uruchomienie cyklu, zmierzającego do doskonalenia – doskonalenia w zarządzaniu wiedzą.